8.3 Outils de connaissance et diffusion de l’information

Les outils de connaissance peuvent prendre de nombreuses formes différentes selon leurs destinataires et leurs exigences spécifiques en matière d’information. Afin de permettre un apprentissage et un partage d’information riches, les outils de connaissance doivent se caractériser par une haute qualité et être conçus pour un public et une finalité clairement identifiés. Les caractéristiques d’un bon outil de connaissance, y compris d’une publication appropriée, sont énumérées dans l’encadré 43.

Ne pas perdre de vue ces caractéristiques avant l’analyse préliminaire ou la préparation d’un outil de connaissance, permet d’organiser les informations de manière claire et ordonnée.

Étapes pratiques de la création et de la diffusion d’outils de connaissance

La diffusion est aussi importante que la création d’outils de connaissance. Seul un système de diffusion efficace garantira que les destinataires cibles recevront les données de suivi et d’évaluation répondant de manière pertinente à leurs besoins. Les modes de diffusion les plus couramment appliqués aux produits de suivi et d’évaluation sont : les rapports imprimés, les copies au format HTML ou PDF des produits, partagées sur les sites Internet internes et externes, envoyées par courrier électronique et via les listes de diffusion, et fournies sur CD-ROM. Les médias peuvent représenter un partenaire de poids pour diffuser les résultats, recommandations et enseignements issus de l’évaluation. Dans bon nombre de pays, ils ont en effet joué un rôle déterminant en plaidant pour davantage de transparence et en abordant des sujets sensibles.

Vous trouverez ci-dessous les étapes pratiques de la création et de la diffusion d’outils de connaissance issus du suivi et de l’évaluation.

Étape 1 : Identifier les publics cibles et leurs besoins en matière d’information

Certains des publics cibles communément identifiés pour les rapports d’évaluation et les outils de connaissance sont les suivants :

• Collaborateurs du PNUD au sein des bureaux Pays et des autres entités
• Homologues gouvernementaux susceptibles d’être directement impliqués, ou non directement impliqués dans le projet soumis à évaluation, mais pouvant faciliter les changements de politiques recommandés par l’évaluation ou soutenir l’action du PNUD au niveau de leur pays respectif
• Partenaires de développement, autres organismes des Nations unies, ONG, instituts universitaires et de recherche
• Autres réseaux d’évaluateurs (par exemple, une association nationale d’évaluation)

Les personnes chargées du partage et de la diffusion des connaissances doivent évaluer les besoins des différents groupes en matière d’information, y compris dans les cas où l’information se révèle très précieuse et pourrait servir “d’agent de change”. Par exemple, les homologues gouvernementaux peuvent trouver certaines données d’une évaluation particulièrement utiles pour éclairer des décisions politiques essentielles. Lors de la planification d’une procédure de suivi et d’évaluation, l’entité adjudicatrice du mandat d’évaluation doit savoir quand une "fenêtre d’opportunité" se présente pour la prise de décision, et rendre l’information disponible de manière à répondre aux exigences techniques et fonctionnelles du public cible.   

Étape 2 : Collecter les données de contact des parties prenantes

Le succès de toute initiative de diffusion dépend largement des données de contact des destinataires collectées durant les procédures de suivi et d’évaluation. Par exemple, les membres de l’équipe d’évaluation rencontrent les principales parties prenantes et leurs homologues nationaux, qui représentent, quel que soit leur degré d’implication dans l’évaluation, un public essentiel, et doivent par conséquent être informés des résultats de cette évaluation. Les données de contact de ces personnes doivent être recueillies par l’équipe d’évaluation, et transmises aux personnes chargées de la diffusion et du partage de l’information.

Étape 3 : Déterminer les types de produits répondant aux besoins d’information des publics cibles

Au-delà de la publication d’informations issues des rapports de suivi⁶¹ et d’évaluation réguliers, il est possible de créer différents types d’outils de connaissance afin de répondre aux exigences d’information des différents groupes. Une évaluation systématique des besoins et de la demande d’outils spécifiques parmi les publics cibles, peut être conduite afin de garantir la pertinence et la valeur de ces outils. Vous trouvez ci-dessous quelques exemples de supports de communication et de produits d’évaluation :

• Résumé d’évaluation : les rapports d’évaluation doivent inclure un résumé certes succinct, mais complet et riche en information. Ce résumé peut être utilisé comme outil indépendant afin d’élargir le lectorat de l’évaluation.
• Dossier d’évaluation : ce document constitue une version non technique du résumé, comprise entre trois et cinq pages, et destinée à stimuler l’intérêt du lecteur sans le submerger d’informations. Le Guide de publication du Bureau de l’évaluation fournit des conseils sur la manière de rédiger des dossiers d’évaluation dans un langage courant.
• Notice d’évaluation : il s’agit d’un descriptif d’un paragraphe, conçu pour accroître la visibilité du contenu publié et signaler la publication du rapport sur la page Web, par courrier électronique et via les listes de diffusion.

Il ressort de la responsabilité du PNUD de veiller à ce que des outils de connaissance pertinents et de haute qualité soient créés dans des délais opportuns. Afin de préserver l’intégrité et l’exactitude des données d’évaluation, les entités adjudicatrices du mandat d’évaluation peuvent envisager d’intégrer la création de ces outils de connaissance dans le cahier des charges des évaluateurs. 

Étape 4 : Identifier les exigences linguistiques en fonction des outils et des publics

Afin d’optimiser l’impact du partage et de la diffusion de l’information, les outils de connaissance doivent être traduits en langue locale, dans la mesure du possible. Lorsque les ressources sont limitées, l’entité ayant commandé l’évaluation détermine les exigences linguistiques selon les outils de connaissance et les groupes cibles. Au minimum, le dossier d’évaluation doit être traduit dans la langue locale la plus utilisée. Par ailleurs, le registre de langue utilisé lors de la rédaction de l’outil doit correspondre au niveau de connaissances et de compétences techniques du public visé. Il convient ainsi d’éviter le jargon spécialisé et le recours excessif aux acronymes.

Étape 5 : Déterminer les supports et modes de diffusion efficaces selon les outils de connaissance et produits d’évaluation

La plupart des rapports d’évaluation et outils de connaissance peuvent faire l’objet d’un partage sous forme électronique. Afin d’accroître l’efficacité en termes de délais et de coûts, les pages Web publiques et la liste de diffusion électronique de l’organisation doivent être utilisées stratégiquement comme supports et modes de diffusion (se reporter à l’Encadré 44). Par exemple, les rapports d’évaluation doivent être publiés sur les sites Web internes et externes du PNUD, et assortis d’une notice résumant les principales informations du rapport.

Par ailleurs, le partage de l’information issue du suivi et de l’évaluation passe largement par son intégration dans les rapports et publications existants, tels que les rapports annuels des bureaux Pays ou d’autres rapports importants, brochures et lettres d’information.

Étape 6 : Suivre le retour d’information et mesurer les résultats des initiatives de diffusion

Il convient d’assurer le suivi du retour d’information et des mécanismes de partage des connaissances, afin de vérifier l’efficacité de la stratégie de diffusion et la qualité d’outils de connaissance donnés. Par exemple, le PNUD peut conduire une brève enquête auprès des destinataires des outils de connaissance ou mettre en place une section sur son site Web dans laquelle les utilisateurs auront la possibilité de fournir leurs commentaires directement en ligne.

L’analyse du retour d’information doit s’articuler autour des questions suivantes : dans quelle mesure les données de suivi et d’évaluation ont été exploitées dans la programmation et la prise de décision au sein et au-delà du PNUD ? ; Ces données ont-elles été rendues disponibles dans des délais opportuns permettant d’influencer efficacement les processus décisionnels ? ; Les outils de connaissance ont-ils atteint un public direct et indirect de manière efficace et étaient-ils facilement accessibles ? ; Le public a-t-il jugé ces outils utiles ? ; Si non, pour quelles raisons ? Qu’est-ce qui peut être amélioré lors de la prochaine initiative de diffusion ?