8.2 Apprendre et produire des connaissances à partir du suivi et de l’évaluation

La redevabilité par l’acquisition de connaissances

L’orientation croissante du PNUD vers la GRD s’est traduite par un déplacement des priorités des apports, effets et processus vers les résultats du développement en termes d’impact mesurable. Lorsque la priorité porte sur les résultats obtenus, lesquels sont soumis à de multiples facteurs et échappent au contrôle direct du PNUD, la manière traditionnelle d’assigner aux individus la redevabilité de produire des résultats n’est plus adaptée. Cette redevabilité s’inscrit en réalité dans le cadre de la GAR. Apprendre de manière constructive des erreurs et expériences du passé constitue une part essentielle de la GRD et du cadre de redevabilité du PNUD.

Le suivi et l’évaluation peuvent jouer un rôle important dans le processus de redevabilité si des mesures destinées à améliorer l’apprentissage sont mises en place. Au travers d’un échange régulier d’informations, de la production de rapports, d’outils de connaissance, de sessions de formation et d’un système de gestion de l’évaluation, les données issues du suivi et de l’évaluation peuvent alimenter le processus d’acquisition de connaissances et la planification. Le PNUD doit se concentrer sur les enseignements du suivi et de l’évaluation afin de fournir une contribution significative à la redevabilité de production de résultats, et d’encourager l’innovation pour de meilleurs résultats.

Exploiter les enseignements dans la planification et la programmation

L’un des moyens les plus directs d’exploitation des données issues du suivi et de l’évaluation consiste à étayer la prise de décision relative aux actions de planification et de programmation en cours et futures. Les enseignements de l’évaluation de programmes, projets et initiatives, ainsi que les réponses en termes de gestion, doivent être disponibles lorsque de nouveaux résultats sont élaborés, ou lorsque des projets ou programmes sont identifiés, conçus et évalués. Lors de la révision ou de la création de nouveaux programmes, projets, politiques, stratégies et autres initiatives, le PNUD doit inviter les principaux partenaires et parties prenantes à une réunion consultative afin d’analyser et de partager les données d’évaluation de manière systématique et substantielle.

L’institutionnalisation du processus d’acquisition de connaissances peut être obtenue en partie par une meilleure intégration des enseignements du suivi et de l’évaluation dans les outils et processus existants. Ces enseignements doivent être mieux intégrés dans les éléments suivants :

• Révisions de projet : le suivi et l’évaluation doivent conjointement répondre à un certain nombre de questions utiles - les initiatives de projet traitent-elles de manière pertinente les besoins de développement ? ; l’exécution du projet est-elle conforme à la planification ? (les résultats sont-ils produits dans les délais ?) ; la stratégie et la logique de la chaîne de résultats sont-elles opérantes ? ; la stratégie de partenariat est-elle efficace ? ; le projet parvient-il à atteindre les bénéficiaires visés conformément aux prévisions ? Outre les réponses à toutes ces questions, l’évaluation renseigne sur les raisons pour lesquelles les choses fonctionnent ou ne fonctionnent pas. Ces éléments d’information doivent être incorporés dans la stratégie de projet, et induire des ajustements opportuns. Lorsque des révisions de budget ou d’autres modifications sont apportées au document de projet, les enseignements justifiant ces aménagements doivent être spécifiés. Une documentation appropriée des enseignements et leur intégration dans les révisions de projet aident le PNUD et ses partenaires à mettre en œuvre une gestion axée sur les résultats, et à promouvoir une culture de l’apprentissage systématique.
• Réplication et transposition à la plus grande échelle : l’évaluation des initiatives pilotes doit impérativement être conduite avant que ces initiatives ne soient répliquées ou transposées à plus grande échelle. Les informations démontrant ce qui a marché et ce qui n’a pas marché doivent éclairer le processus de réplication. Il convient de le répéter : une documentation appropriée des enseignements et leur intégration dans les processus de réplication et de transposition à plus grande échelle, aideront le PNUD et ses partenaires à éviter la répétition des erreurs.

Les enseignements du suivi et de l’évaluation doivent également être incorporés dans l’élaboration de :

• Nouveaux documents de programme : la construction des programmes nationaux, régionaux et mondiaux prend en compte les résultats obtenus et les enseignements issus des rapports réguliers, des analyses internes, des évaluations pertinentes (y compris les évaluations de projet, les évaluations d’impact et les évaluations indépendantes conduites par le Bureau de l’évaluation), telles que l’ADR, qui examine la contribution du PNUD aux résultats de développement dans un pays donné. Les évaluations des cadres de coopération régional et mondial doivent également fournir des apports substantiels dans l’élaboration des programmes correspondants. Il est également utile de consulter les bilans et évaluations réalisés par les partenaires et non-partenaires du PNUD sur un thème ou dans un domaine d’intérêt similaire, afin d’identifier les enseignements pouvant être retirés de leurs expériences. Une bonne pratique consiste également à consigner les sources de ces données d’évaluation dans un document de programme pour référence ultérieure et aux fins de transparence. Les membres du Comité d’évaluation des programmes doivent également démontrer que les évaluations indépendantes et décentralisées pertinentes sont utilisées dans l’élaboration des nouveaux documents de programme.
• Documents de projet : les documents de projet doivent mentionner les résultats de bilans ou évaluations pertinents dans la section d’analyse de situation. Les membres du Comité d’évaluation des programmes doivent également garantir le respect de cette exigence en demandant explicitement quels résultats et enseignements ont éclairé l’élaboration de projet.

Contribuer à l’information nationale, régionale et mondiale en matière de développement et d’évaluation 

En tant que partenaire du développement, le PNUD doit œuvrer afin que ses initiatives en matière d’évaluation contribuent à une meilleure compréhension de l’efficacité du développement dans l’ensemble de la communauté du développement, au-delà du seul cadre du PNUD. Les principaux résultats, conclusions et recommandations issus des évaluations doivent être largement partagés et mis à disposition des utilisateurs potentiels, car la diffusion publique au-delà du PNUD et de ses parties prenantes immédiates peut renforcer l’impact de ces évaluations à divers égards importants. Dans cette optique, les rapports d’évaluation doivent être disponibles pour un large public. Cependant, les utilisateurs de ces rapports les trouvent souvent trop longs et peu accessibles. Il faut, par conséquent, présenter les enseignements et les données fournis par les évaluations sous la forme d’un outil de connaissance répondant aux exigences du grand public.

Afin de cibler efficacement un vaste public, il convient d’analyser en profondeur qui sont les utilisateurs potentiels des données et enseignements de l’évaluation, quel rôle ils assument, quels sont leurs besoins en matière d’information, comment s’effectue leur apprentissage, et quels moyens de communication et outils de connaissance sont les plus appropriés pour atteindre l’objectif du partage d’information. L’entité ayant assigné le mandat d’évaluation doit désigner une personne (par exemple, un chargé de communication ou un gestionnaire de connaissances) pour diriger le processus et coordonner les activités, afin de garantir un partage et une diffusion efficaces des rapports, enseignements et données d’évaluation, ainsi que des outils de connaissance.⁶⁰

Il existe de nombreuses manières de partager les données issues des évaluations. Vous en trouverez ci-dessous quelques exemples:

• Publier les rapports d’évaluation et d’autres outils de connaissance associés aux évaluations sur les sites Web publics de l’organisation. Veillez à ce que les rapports et les outils de connaissances soient rédigés clairement et disponibles dans les langues locales les plus courantes.
• Organiser une réunion avec les parties prenantes intéressées afin de discuter des enseignements de l’évaluation ou des évaluations.
• Intégrer les résultats et les enseignements des évaluations dans les publications existantes de l’organisation, telles que les rapports annuels, les lettres ou les bulletins d’information.
• Présenter les résultats et les enseignements des évaluations lors de la réunion annuelle des parties prenantes, telles que les réunions d’examen du plan d’action du programme de pays (CPAP) et les rencontres avec la presse.
• Créer une brochure présentant les activités du PNUD et ses réussites.
• Élaborer un dossier incluant un bref résumé en langage accessible et le diffuser largement. Le PNUD peut prévoir l’ajout d’un tel dossier dans le cahier des charges dédié à l’évaluation. Par ailleurs, le responsable de l’évaluation ou un chargé de communication du PNUD peut le créer en concertation avec les évaluateurs. 
• Publier un article dans une publication universitaire à partir des résultats de l’évaluation.
• Présenter une contribution lors d’une conférence portant sur les problématiques d’évaluation.
• Inviter des chercheurs et universitaires locaux à discuter des données recueillies au travers de l’évaluation ou à débattre de l’approche méthodologique utilisée lors de l’évaluation ou des méthodes appliquées au cours de cette même évaluation. Cette initiative peut également être soutenue par les évaluateurs.
• Partager les résultats, les recommandations et les enseignements de l’évaluation lors de sessions et d’ateliers de formation destinés au personnel du PNUD, aux homologues des instances gouvernementales et à d’autres partenaires. La formation doit se concentrer sur des questions telles que la manière d’améliorer la qualité des programmes et projets du PNUD, et développer les compétences en matière d’innovation méthodologique.
• Partager les enseignements au travers de réseaux d’information au sein et au-delà du PNUD. Pour le Bureau de la politique de développement (BDP), intégrer les données d’évaluation dans les notes de pratique et d’autres outils de connaissance élaborés par les Bureaux de la politique et des pratiques et d’autres entités au siège de l’organisation.

Il est primordial de rendre les informations issues de l’évaluation agréables à consulter, facilement accessibles et attrayantes pour le public. La section suivante offre des conseils sur la manière de créer un outil de connaissance utile.