4.4 Utilisation des données du suivi pour la gestion des mesures et des décisions à prendre

Les données et informations relatives à la progression vers les résultats sont rassemblées, examinées et utilisées aux niveaux du projet, des effets, sectoriel et du programme. Ces entités sont connectées entre elles et se renforcent mutuellement. Les informations circulent entre elles via un circuit à deux voies établissant les objectifs communs suivants :

• Clarifier et analyser la progression, les problèmes, les défis et les enseignements
• Hâter les actions et les décisions y compris les changements dans les plans et les ressources si nécessaire

Niveau du projet

Les données du suivi sont normalement rassemblées à partir de résultats allant du niveau du projet aux niveaux les plus élevés. Au niveau du projet, l'utilisation des informations du suivi peut se résumer de la manière qui suit :

La première action du suivi au niveau du projet doit préciser les attentes en matière de résultats spécifiques du projet, ce qui doit être fait en ce qui concerne les actions du suivi. Au début, les projets devront se caractériser par une portée claire (qui continuera à l’être tout au long du projet) ; les prestations escomptées et la manière dont ces dernières contribuent aux résultats les plus élevés ; veiller à ce que les objectifs annuels cumulés soient adaptés à la réalisation des produits escomptés et à ce qu'ils conduisent à l’exécution des produits prévus conformément au calendrier convenu. Ces informations sont saisies dans un premier temps dans le cadre des résultats du projet et dans son cadre de suivi et d’évaluation. Ce processus devra se répéter à chaque examen de projet annuel afin de pouvoir valider de manière continue le respect du calendrier des exécutions de produits et que ce dernier reste adapté. Si ce n’est pas le cas, les conseils ou les comités aux niveaux supérieurs devront être informés afin que toute incidence sur l’ensemble des résultats escomptés soit examinée pour pouvoir être modifiée ou pour un nouveau calendrier et de nouvelles dépenses.

Les données du suivi doivent être collectées conformément au plan de travail annuel et dans le cas du PNUD, en utilisant les rapports créés par Atlas sur les progrès réalisés chaque trimestre. Le projet devra examiner les données afin de :

• Procéder à une nouvelle validation si la logique des résultats du projet et du programme reste valable par rapport aux expériences et indicateurs opérationnels.
• Distinguer les questions soulevées lors de la mise en œuvre: les risques et hypothèses prévues se sont-ils réalisés ? D’autres défis, enjeux et risques se sont-ils réalisés ? Ces derniers sont-ils actuellement traités ?

Les progrès accomplis en vue de la réalisation des produits et leur pertinence continue vis-à-vis des effets et des problèmes soulevés devront être résumés et communiqués à l’agence à laquelle le projet présente ses rapports et à chaque effet ou mécanisme du suivi sectoriel. En fonction de ces données du suivi, les responsables de la gestion de projet et le conseil ou comité supervisant le projet devront confirmer à nouveau que la réalisation des produits respecte le calendrier et que le projet contribue à la réalisation des effets voulus. Si ce n’est pas le cas, ils devront déterminer les modifications nécessaires. Si des révisions des plans sont nécessaires, alors les responsables de la gestion de projet devront préparer les révisions, y compris le cadre de résultats comportant de nouvelles estimations de coûts, les  objectifs annuels et ainsi de suite, afin de faciliter la prise de décision à des niveaux supérieurs. Ces informations pourront être fournies à intervalles convenus, comme par exemple à chaque trimestre, tous les six mois ou chaque année et ainsi de suite, en fonction des besoins.

Niveau des effets

Les mécanismes de coordination sectorielle et des effets jouent un rôle crucial dans le suivi des résultats et dans le renforcement des capacités de suivi. Ils forment des partenariats autour d’initiatives soutenues par les partenaires afin d'obtenir des résultats communs, de fournir une surveillance dans un esprit d’équipe, d’établir des liens avec les systèmes et les objectifs de développement nationaux, et de promouvoir le renforcement des capacités de suivi.

Au début de la mise en œuvre du programme ou du projet, l’existence de ces mécanismes de surveillance et de suivi au niveau des effets devra être vérifiée. Si les mécanismes en question n’existent pas, alors des dispositions seront prises afin de mettre en place ces groupes grâce à un engagement avec les partenaires nationaux. En tant que mesures provisoires, les groupes thématiques des Nations Unies pourront être établis conformément aux orientations de l’UNDG (CCA et PCNUAD). Les mécanismes de suivi sectoriel et des effets devront prendre les mesures suivantes:

• Veiller à ce que tous ceux qui contribuent aux effets fassent parties du groupe. Dans le cas du PNUD, cela devra répondre à la question consistant à savoir si le PNUD collabore avec les bons partenaires afin de livrer les produits et d'atteindre les effets.
• Convenir d’interactions régulières et d’un plan d’action afin de veiller à ce que les mécanismes de coordination et de suivi restent efficaces.
• Analyser les composants des effets (produits et autres activités) et garantir que les produits devant être réalisés soient en nombre suffisant pour atteindre les effets et en préserver les bénéfices.
• Veiller à la validité et à la pertinence des indicateurs, des objectifs, des risques et des hypothèses du plan des résultats et que ces derniers soient traités.
• Encourager le renforcement des capacités nationales de suivi
• Convenir de modalités pratiques afin de coordonner le fonctionnement du groupe en charge des effets qui devra être idéalement conduit par une entité nationale. Cependant, le PNUD pourra également proposer ses services.

Le mécanisme de coordination sectorielle ou des effets devra évaluer continuellement l’état des produits et des initiatives prises par les partenaires, contribuant de ce fait à un effet escompté. Il le fera en examinant les informations provenant de tous les projets, rapports nationaux et de donateurs concernés et provenant d'autres sources pertinentes. Il devra examiner les déductions faites lors des examens trimestriels et annuels appartenant aux effets et identifier les enseignements devant être commentés dans la programmation et servir de véhicule visant à veiller, à compléter et à diffuser les enseignements tirés. Il sert également de point de coordination entre les évaluations des effets.  Il devra tout particulièrement :

• Analyser et évaluer les projets qui y sont liés et apporter des commentaires et des réactions à tous les partenaires concernés à la réception des rapports correspondants, notamment les rapports de projet annuels provenant de chaque projet participant.

• Prendre en considération tout changement nécessaire dans chaque projet constitutif et ceci dans le cadre d’une approche globale afin d’atteindre les résultats, les conséquences des changements nécessaires et de prendre les mesures appropriées afin de veiller à la réalisation des effets.

Il est important de garder à l’esprit que les mécanismes de coordination sectorielle et des effets sont de plus grande envergure que le programme des Nations Unies et du PNUD, puisqu’ils se concentrent sur la réalisation des effets nationaux. Ainsi, les Nations Unies et le PNUD font partie d'un ensemble de participants travaillant à la réalisation de ces effets. Les mécanismes de coordination sectorielle et des effets ne devront de préférence pas, constituer un accord en matière de gestion des Nations Unies ou du PNUD mais une structure nationale existante en charge de la coordination du secteur dans le contexte national.

Niveau du programme

Chaque partenaire (tel que le PNUD) qui contribue à un ou plusieurs effets a généralement ses propres modalités pour préparer, mettre en œuvre et effectuer le suivi des contributions que ce dernier apporte en vue de la réalisation des résultats. En ce qui concerne le PNUD au niveau national, cela relève des fonctions du CPAP et de son suivi et examen annuel. Le cadre de suivi et d’évaluation, qui est le cadre de suivi du CPAP, fait office de référence à ce titre.

La première question à aborder au niveau du programme est la suivante : Le PNUD, veille-t-il, en tant que partenaire à ce que son programme contribue efficacement au programme de pays du PNUD, au PCNUAD et aux résultats nationaux, conformément aux accords convenus par le partenariat ? Le même principe s’applique aux programmes régionaux et mondiaux et au Plan Stratégique du PNUD. De plus, il devra également vérifier si les programmes nationaux, régionaux et mondiaux contribuent aux objectifs et aux effets escomptés du Plan Stratégique.

Les étapes suivantes sont nécessaires dans l’organisation du suivi au niveau du programme :

• Obtenir les informations du suivi pour chaque projet subventionné par le PNUD à travers chaque rapport trimestriel sur les progrès effectués (si utilisé), les rapports de projet annuels et autres activités correspondantes, tel que l’assistance technique correspondant à chaque effet donné. Cela répondra aux questions suivantes : quels progrès le PNUD a-t-il effectués lors de l’exécution des produits convenus par CPAP dans la période de référence ? Quels progrès le PNUD a-t-il réalisés dans l’ensemble dans l’optique de réalisation des effets du CPAP ? Quels sont les problèmes au niveau du programme qui nécessitent que des mesures soient prises ? Qu’apprenons-nous du programme ?

• Déterminer si les produits réalisés  par le soutien du PNUD restent valables et s’ils contribuent à la réalisation des effets correspondants.

• Participer au dialogue avec les parties prenantes aux niveaux des effets, sectoriel et national.

• Déterminer si d’autres partenaires participent à la contribution comme prévu et identifier les lacunes devant être comblées et les possibilités de création de partenariats forts.

• Recouper (trianguler) les informations du suivi afin d’obtenir une évaluation plus objective de la contribution du PNUD pour chaque effet. Identifier les problèmes et les modifications nécessaires à la poursuite du dialogue à chaque niveau respectif des mécanismes de suivi des effets. Analyser dans quelle mesure le PNUD a intégré les principales préoccupations comme le renforcement de la capacité, l'égalité des sexes, la propriété nationale et la coopération Sud-Sud.

• Résumer les points principaux et pertinents nécessaires au programme dans son ensemble et destinés aux rapports institutionnels et à la prise de décision lors de l’examen du programme annuel.

• Une réunion d’examen annuelle séparée sur le programme de pays du PNUD ne sera probablement pas nécessaire si les questions relatives au programme du PNUD et les décisions correspondantes peuvent être abordées lors de l’examen annuel du PCNUAD. Il peut se révéler utile de tenir un examen d’une journée portant sur le programme des Nations Unies lors de l’examen annuel, pendant lequel la moitié de la journée sera consacrée au PCNUAD et l'autre aux programmes de chaque d’agence.

• Mettre en œuvre les modifications nécessaires, convenues lors des examens annuels.

Le même travail d’analyse devra alimenter les processus d’apprentissage et d’établissements de rapports institutionnels. Cela signifie pour le PNUD que les responsables de pays, les programmes régionaux et mondiaux devront renseigner les déductions  tirées de cette analyse dans la plateforme de la gestion axée sur les résultats afin d'établir un rapport sur la progression des entraves allant à l'encontre du Plan Stratégique.

Examen annuel avec les principales parties prenantes

L’examen annuel comportant la participation de toutes les principales parties prenantes constitue un événement de suivi clé au niveau national ou du PCNUAD. Il représente l’apogée des activités de suivi qui ont débuté au niveau du projet et qui ont progressé grâce au niveau des effets et à celui du programme de partenaire individuel pendant l’année. L’examen annuel facilite le dialogue entre les hauts responsables afin d’apprécier la progression vers les résultats (produits et effets). Il constitue également un forum utilisé dans la mise en place d'une plus forte compréhension mutuelle et d’un consensus renforcé entre les partenaires sur les questions directement pertinentes pour la réalisation des résultats escomptés et pour prendre des décisions clés de haut niveau. La tenue des examens annuels aura lieu de préférence vers la fin de l’année et les discussions auront vocation à diriger et à approuver les plans pour l’année suivante.

Les examens annuels devront être bien préparés afin d’en tirer les meilleurs résultats. Ce qui suit devra être pris en considération dans la préparation de l'examen annuel:

• Il est essentiel que la conduite de l’examen annuel se fasse à partir des données et des analyses de suivi objectives préparées par tous les projets y ayant participé (par exemple les rapports de projet annuels) et mis au point après consultation avec les parties prenantes concernées. Les actions suivantes pourront être utiles :

• Chaque organisation partenaire devra présenter une synthèse de ses propres points principaux, établie sur la base des déductions et recommandations apportées par les rapports de projet annuels, les conseils ou comités de direction supervisant les projets, ainsi que les groupes ou conseils chargés des effets. Cela comprendra une évaluation de la contribution de chacune d’entre elle aux résultats et à d’autres questions devant être abordées lors de l’examen annuel. Ces synthèses devront êtres courtes et distribuées aux participants  de l’examen annuel avant la réunion.

• Compte tenu des contraintes relatives à la réunion d’examen annuelle, il conviendra, si nécessaire, d’organiser au préalable des consultations entre les partenaires concernés afin que les délibérations lors de l’examen annuel soient efficaces, évitent les conflits potentiels et qu’elles aboutissent à des décisions et à des mesures de suivi dans le programme des missions de l’année suivante.

• L’examen annuel devra être organisé par le partenaire national concerné et devra être effectué de manière pratique et inclusive. Un autre partenaire (par exemple le PNUD) pourra organiser ou apporter son aide à l'organisation de l'examen annuel, en fonction des capacités nationales en concertation et, sous la direction des principaux partenaires nationaux. Les participants devront être présents au niveau de la prise de décision de chaque partenaire participant. Sa réussite dépend souvent de la bonne participation des partenaires à la conduite de l’examen annuel et de la bonne communication à ces derniers des problèmes devant être abordés. Dans l’idéal, plusieurs questions devant être abordées lors de l’examen annuel devront déjà avoir été traitées, par exemple, lors de suivis réguliers comme les visites sur le terrain ou lors de discussions préalables lors des rapports de projet annuels au niveau du projet ou des effets. Une approche ciblée est recommandée lors de l’examen annuel afin que les principales questions et effets soient abordés. Les mesures suivantes peuvent être utiles à cet effet :

• L’ordre du jour de l’examen annuel devra être préparé soigneusement, en donnant la priorité aux points nécessitant un examen collectif et une prise de décision des partenaires lors de la réunion d'examen annuelle. Veiller à prévoir suffisamment de temps pour la discussion et fournir des informations de base pour chaque point à l’ordre du jour.
• Veiller à ce que le processus d’examen annuel conduise à des décisions et à des accords sur : l'état actuel de la réalisation des résultats recherchés; tout changement à l’ensemble des cadres de résultats et un Plan de Travail Annuel pour l’année suivante.

Programmes mondiaux et régionaux (du PNUD)

Au moins un examen annuel du programme mondial et de chaque programme régional devra avoir lieu. Ces examens annuels devront être étayés par une variété de sources d'informations, y compris les rapports de projet annuels des projets constitutifs.

Suivi de l’examen annuel

• Les ordres du jour et les comptes-rendus des réunions devront faire l’objet de rapports, être distribués à tous les partenaires et convenus par ces derniers.

• Révision du plan de travail annuel suite à, et en rapport avec les décisions prises lors des examens annuels. Il devra être approuvé, de préférence par écrit par tous les partenaires participants, généralement au niveau du conseil supervisant le projet. Les cadres du suivi et de l’évaluation aux niveaux du programme (CPAP) et du projet, ainsi que l'indicateur de suivi du plan de travail annuel s’y rattachant devront être préparés ensuite afin que les objectifs liés au suivi de l'année suivante soient prêts.

• Pour le PNUD, lorsque l’examen annuel est effectué et que de nouveaux objectifs de travail ont été convenus pour l’année suivante, alors les processus suivants pourront être lancés: les plans de travail annuel des projets mis à jour et comportant les nouveaux objectifs annuels sont mis au point avec et signés; les résultats d’examen de l’année sont actualisés dans la plateforme de la gestion axée sur les résultats pour les examens annuels qui suivront.

• Coordination de tout changement avec le comité au niveau sectoriel ou des effets afin de veiller à ce que toutes les parties prenantes soient tenues au courant de tout changement.

Utilisation des données de suivi dans les évaluations

Un suivi efficace génère une solide base de données pour les évaluations. Les données, rapports, analyses et décisions établis à partir de faits de suivi devront être conservés en vue de les rendre plus facilement accessibles aux évaluations.