4.2 Préparation au suivi par le renforcement du plan initial du suivi et de l’évaluation

Une fois que la politique du suivi, le contexte opérationnel, les rôles et les responsabilités ont été clairement établis, la mise en œuvre des actions du suivi peut alors commencer. Tout d’abord, il conviendra de faire en sorte que le cadre de suivi et d’évaluation est à jour. Ce cadre, mis en place à la fin de l’étape de planification d’un programme ou d’un projet (décrite dans le chapitre 3), est la base nécessaire à cet exercice. Il devra être soigneusement examiné et complété si nécessaire.

Aucune durée obligatoire n’est fixée pour l’élaboration du cadre de suivi et d’évaluation, sauf qu’il devra être effectué avant la mise en œuvre des initiatives du programme et se rapprocher le plus possible du moment exact où sa mise en œuvre débutera. En ce qui concerne les programmes nationaux, régionaux et mondiaux du PNUD, le cadre détaillé de suivi et d’évaluation au niveau du programme devra être préparé suite à la remise des documents de chaque programme en vue de l’approbation du Conseil d’administration. La période de six à neuf mois précédent le début du cycle de mise en œuvre du programme se révèle être souvent opportune à ce titre. En ce qui concerne les programmes de pays, cette période correspond au moment de la préparation du CPAP et de ses projets constitutifs, ainsi que de leurs plans de travails annuels (AWP). Cet échéancier permet d’établir de meilleurs liens et un renforcement mutuel entre les programmes et les projets, en améliorant ainsi non seulement la cohérence générale du programme mais permettant également au suivi de se concentrer sur un ensemble cohérent d’activités et d’objectifs de programme.

Comme mentionné dans le chapitre 3, le cadre de suivi et d’évaluation comprend trois éléments: un élément narratif, un cadre de résultats et une matrice de planification et de suivi et d’évaluation. Tout changement nécessaire à la composante narrative ne sera normalement pas essentiel et la mise à jour de ce dernier sera relativement simple. Cependant, il sera peut-être nécessaire d'améliorer le cadre des résultats et la matrice de planification et de suivi et d’évaluation à partir d’informations  nouvelles (et également plus pertinentes) apparaissant lors du développement de projets spécifiques. Les informations détaillées concernant les effets, les produits et les indicateurs correspondants, les références, les risques et les hypothèses deviennent plus claires lors des étapes de développement du CPAP et des projets constitutifs spécifiques, qui ont lieu après la première étape de préparation de programme générale. Les données apparaissant durant les étapes détaillées de développement de projet pourront améliorer de manière importante les descriptions initiales des produits, des indicateurs, des références, des risques et des hypothèses et renforceront ainsi l’efficacité et la qualité du suivi.

De plus, le cadre de S&E est préparé dans un premier temps à la fin du processus de planification, qui se concentre sur la planification des résultats. Des informations détaillées concernant la mise en œuvre ou le suivi (par exemple le type ou le calendrier du suivi, les méthodes à utiliser, ainsi de suite...) ne pourront pas être facilement accessibles ou annoncées de manière précise à ce stade. Elles devront donc être soigneusement examinées et intégrées lors de cette étape.

L’élaboration même du cadre de S&E lui permet d'être un outil plus réaliste et plus efficace. Un exemple de la matrice de planification est donné dans le tableau 14 à partir du modèle de tableau de résultats sur la capacité renforcée de l’autorité administrant les élections abordé dans le chapitre 2.

En ce qui concerne le PNUD, le CPAP est l’instrument général de gestion des résultats au niveau national. Le cadre de suivi et d’évaluation pour le CPAP devrait être préparé et mis au point en même temps que le CPAP et considéré dans l’idéal comme une composante constitutive du CPAP. De la même manière, en ce qui concerne les programmes régionaux et mondiaux, les cadres de S&E doivent être préparés tout en reflétant chaque programme ayant reçu l’aval du Conseil d’administration.

La mise à jour du cadre de S&E ne se fait pas en une seule fois. A chaque fois, qu’un changement important est apporté au cadre de résultats, par exemple, lorsque les projets existants sont achevés ou que de nouveaux projets sont ajoutés au CPAP, aussi bien celui-ci que le cadre de S&E devront être révisés et approuvés. La planification annuelle du travail est le moment le plus important de cette mise à jour continue du CPAP et du modèle du cadre de S&E.

La mise au point du CPAP et du cadre de S&E est cruciale dans la mise en place du suivi. Les quatre actions suivantes ont lieu lors de cette phase:

• Au niveau du projet individuel, développement de cadres détaillés du suivi et de l’évaluation pour les projets conformément à la réalisation de produits spécifiques de projets. Les produits au niveau du projet devront être les mêmes que ceux figurant dans les documents de planification générale des programmes (les CPD, les CPAP et les documents de programmes régionaux et mondiaux) et leurs cadres de suivi et d’évaluation. De plus, les matrices de résultats de projet et les plans de suivi et d’évaluation de projet devront être ensuite synchronisés avec les programmes et leurs plans relatifs au suivi et à l’évaluation. Les données initiales nécessaires à la mise en place du suivi devront être compilées lors de la mise au point de chaque projet. Les résultats de projet et les informations du suivi devront  être saisis dans les systèmes d’information de gestion de programme nationaux, d’organisation ou de projet (Atlas, pour le PNUD).

• Compte tenu du fait que les projets sont mis en place à travers les plans de travail annuels, il est crucial d’établir des objectifs annuels pour les produits et de les faire apparaître clairement dans les plans de travail annuels des projets pour les objectifs du suivi à la fin de l’année. (Voire la section 4.3, détails complémentaires sur les projets de travail annuels). Contrairement aux effets, chaque partenaire responsable d’un produit doit dégager le produit entier contribuant à la réalisation de l’effet. Ainsi, le plus important dans le suivi au niveau du projet est d’avoir des moyens clairs à disposition afin d’indiquer les progrès réalisés vers la création du produit entier à travers les objectifs annuels.

• Une fois convenus, il convient de verrouiller les objectifs de produits annuels dans les projets de travail annuels pour un suivi de la performance dans toute gestion de résultats nationale ou institutionnelle existante ou de systèmes de suivi des effets. Dans le cas du PNUD, les objectifs de produits annuels dans les projets de travail annuels serviront également de point de repère dans les systèmes institutionnels de suivi des résultats. Ils sont par conséquent d'abord saisis dans Atlas et ensuite dans la plateforme de la GAR).

• Au niveau du programme, s’assurer que le cadre approfondi de suivi et d’évaluation au niveau du programme et les projets constitutifs passent des produits aux effets (résultat logique) et des projets au programme national (entités de gestion).