4.1 Politique du suivi du PNUD, son contexte opérationnel et ses rôles et responsabilités

Contexte des politiques relatives au suivi

Toute organisation qui s’évertue à obtenir des résultats nécessite un système de suivi solide, efficace et  continu. Le présent critère prend tout son sens dans le cas du PNUD, puisque l’organisation souhaite obtenir des résultats que les pays puissent s’approprier;  qui s’insèrent dans des cadres multilatéraux, tels que le PCNUAD ou le plan de développement national ; qui regroupent les niveaux mondial, régional et national; sont définis et obtenus par l’engagement d’un large éventail de parties prenantes à qui l’on devra rendre des comptes. Le PNUD travaille à l’élaboration d’un système de suivi solide grâce à des politiques, outils, processus et systèmes efficaces lui permettant de relever les multiples défis que peut poser le suivi.

Selon la politique de suivi du PNUD mentionnée dans le Programme Opérations Politiques et Procédures (POPP), tous les résultats (effets et produits) auquel le PNUD contribue, doivent faire l’objet d’un suivi, quels que soient leur budget et leur durée. Chaque programme subventionné par le PNUD doit faire l’objet d’un suivi afin de garantir que :

• Les effets convenus dans chaque programme (national, régional et mondial) et les projets qui les constituent soient atteints. Ceci relève de la responsabilité commune du PNUD et de ses partenaires, mais il incombe au PNUD d’assurer le suivi de sa contribution en veillant à ce que les produits obtenus grâce à l’aide du PNUD contribuent à la réalisation des effets.
• Chaque projet constitutif de chaque programme génère les produits escomptés de manière efficace et conformément au plan de développement et au plan de travail annuel. Ceci constitue une responsabilité particulière du PNUD.
• Les décisions relatives aux programmes et aux projets se basent sur des faits.
• Les enseignements tirés améliorent systématiquement les connaissances et permettent d’améliorer les programmes et projets à venir.

En outre, le plan stratégique du PNUD 2008-2011 insiste sur le fait que les effets doivent être appropriés au niveau national ; ce sont donc les autorités nationales qui sont les premières responsables. Le PNUD contribue à ces effets, sa responsabilité principale concernera donc ses contributions au développement national. Les performances du PNUD sur le terrain devront être évaluées dans un premier temps au niveau national, en tant que partie intégrante d'un processus conjoint auquel participeront les gouvernements et les autres partenaires, puis au niveau de l’organisation, par les hauts responsables et le Conseil d’administration, à partir de données relatives au suivi et à l’évaluation. Le PNUD doit rendre directement compte en ce qui concerne les services de l’organisation et les programmes mondiaux et régionaux qui soutiennent les programmes de pays.

Contexte opérationnel du suivi

Le cadre du suivi et de l’évaluation associé à chaque programme (voir le Chapitre 3) constitue la référence clé du suivi. Dans ce contexte, les cadres relatifs aux résultats (quelques fois dénommés « cadres de résultats et de ressources ») des documents de planification correspondants, tels que le PCNUAD, le document du programme mondial, le document de programme régional, le CPD et les documents de projet constitutif, indiquent de manière plus précise ce qui doit faire l’objet d’un suivi. Les cadres des résultats contiennent : les résultats de développement escomptés au niveau national, régional et mondial que le PNUD vise par ses contributions, y compris les effets applicables au niveau des Nations Unies (selon le PCNUAD) ; les effets plus particulièrement visés par le soutien du PNUD au niveau national (dans les CPD), au niveau régional (dans les documents de programme régionaux) et au niveau mondial (dans les documents de programme mondiaux) ; ainsi que les produits associés à chaque effet. Les modèles des résultats donnent aussi des indicateurs, des références et des objectifs pour chaque effet et produit applicable.

Si l’obtention de résultats constitue le premier objectif du suivi au sein du PNUD, il est également nécessaire de suivre la bonne utilisation des ressources à tous les niveaux. C'est ce qu'effectue le PNUD à travers un suivi sur trois niveaux: les produits et les projets, les effets et  le programme.

Le schéma 14 décrit la connexion entre :

• Le continuum des résultats : effets et produits
• Les modalités de gestion et les entités de projets et de programmes
• Les relations sur les trois niveaux : projets, programmes et résultats (effets et produits)

Les déductions suivantes peuvent être faites à partir du schéma 14.

Niveau de projet et de produits

Le projet est l'entité qui utilise les ressources et les convertit en activités et en produits. C'est également par cette dernière que les actions du suivi commencent. Les produits générés par les projets sont toujours directement connectés à un effet.²⁸ Les projets du PNUD sont menés normalement dans un cadre de développement complexe et il est important que le rôle, les réalisations et les produits de chaque projet ainsi que leur relation avec d’autres projets soient clairs afin d’éviter toute confusion.

Chaque niveau de projet comporte une responsabilité cruciale en ce qui concerne : la réalisation des produits escomptés par le biais d’un ensemble d’activités pertinentes et efficaces ; et une utilisation adéquate des ressources allouées pour ces activités. Ces deux aspects doivent faire l’objet d’un suivi. La principale responsabilité du suivi au du projet ou des produits incombe au responsable de projet. Les principaux outils de suivi utilisés au niveau du projet par le PNUD sont: le système de gestion de projet de (Atlas) ; les visites, les consultations et examens sur le terrain avec les parties prenantes ; les rapports de projets annuels (APR) - et trimestriels - ; et le processus d’examen du projet annuel.

Niveau des effets

Les effets sont obtenus à partir de la réalisation de produits à travers les projets (et d’autres activités y afférentes telles que l’appui-conseil). Ces projets et activités qui y sont liées pourront être soutenus par le PNUD ou par d’autres organisations.

Dans les environnements dans lesquels l’ONU et le PNUD opèrent, il existe généralement plus d'une seule hiérarchie supervisant les effets : les effets du PCNUAD et ceux du programme de pays du PNUD. Dans le schéma 14, des effets à des niveaux plus importants, tels que les effets nationaux ou ceux du PCNUAD, sont représentés par des ellipses. Les effets du programme de pays sont représentés par des étoiles. Ils pourront également être perçus comme des sous-effets reposant sur un effet au niveau national ou au niveau du PCNUAD, tels que représentés.

Le suivi à un niveau donné d’effet, nécessite une compréhension claire de tous les produits contribuant aux effets provenant de tous les partenaires et les connexions des sous-effets à d’autres niveaux d’effets. Chaque partenaire est responsable de son propre apport à un effet, mais la responsabilité concernant le suivi de l’ensemble de l’effet est répartie entre tous les partenaires. A des fins pratiques, la responsabilité de coordination entre les partenaires devra être attribuée à l’un d’entre eux. Compte tenu de la primauté de l’appropriation nationale pour tous les résultats de développement, la principale responsabilité du suivi au niveau de l’effet incombera aux gouvernements ou à des institutions nationales. Le PNUD soutient cette fonction de suivi des institutions nationales et s’attache à renforcer leurs capacités de suivi, objectif qui pourra voir ensuite la création de systèmes de suivi nationaux. Cependant, de telles activités de renforcement des capacités ne pourront être élaborées que dans le cadre d’approches globales comme celles figurant dans l’approche du PNUD axée sur le renforcement de capacités²⁹ (mentionnée dans le chapitre 3).

Les principaux outils du suivi utilisés au niveau des effets par le PNUD sont : le système de gestion des résultats de l’organisation (Plateforme de GAR); les visites sur le terrain, les consultations et des examens entrepris avec les parties prenantes; les déductions provenant du suivi de projet et de programme ; les Rapports annuels, le Programme Annuel et le Processus d’Examen du PCNUAD. Pour un suivi des effets, les systèmes du PNUD doivent se développer avec les liens du système national et ceux d’autres partenaires de développement. A ce titre, le PNUD devra toujours chercher à utiliser les processus nationaux existants.

Le niveau du programme du PNUD

Décrits dans l’octogone figurant dans le schéma 14, les programmes du PNUD soutiennent divers projets et effets. Le suivi du niveau du programme comporte :

• La surveillance de tous les projets constitutifs
• Un suivi pour chaque réalisation subventionnée par les fonds du programme
• Une redevabilité de rendre compte du programme pour le PCNUAD, une contribution aux résultats nationaux et la réalisation des effets de l’organisation dans le Plan Stratégique

La principale responsabilité du PNUD au niveau du programme incombe au responsable du programme. Les outils de suivi utilisés au niveau du programme par le PNUD sont généralement les mêmes que ceux utilisés au niveau des effets.

Il est important de comprendre que si les produits et les effets constituent des éléments essentiels du cycle des résultats, les projets et les programmes constituent quant à eux des modalités sur la gestion de la réalisation de produits en vue de l'accomplissement des effets. Le suivi du PNUD porte sur tous les éléments mentionnés ci-dessus.

Rôles et responsabilités relatifs au suivi

Le suivi des résultats de développement a lieu à différents niveaux : traditionnellement au niveau des effets nationaux et de programme ; et au niveau des produits de projets. Des responsabilités particulières de suivi individuelles et collectives sont présentes à chaque niveau des organisations partenaires.

Alors que certaines fonctions du suivi peuvent être attribuées à certaines entités ou à certains fonctionnaires tels que les responsables de projet au niveau du projet ou des produits, les responsabilités du suivi au niveau des effets et des niveaux plus élevés relèvent d’efforts collectifs. Un suivi réussi et l’accomplissement des résultats dépendent de l’aptitude de chaque partenaire à pouvoir clairement identifier leurs rôles individuels et partagés ainsi que leurs responsabilités. Les rôles et les responsabilités de chacun liés à chaque niveau du suivi et la manière dont ces derniers sont appliqués au niveau des programmes et des projets du PNUD sont indiqués dans le Tableau 18.

Tableau 18. Rôles et responsabilités du suivi