3.5 Capacité de suivi et d’évaluation

Dans les programmes assistés par le PNUD, les partenaires nationaux de programme sont, avec le PNUD, conjointement responsables du bon déroulement de certaines activités de suivi et d’évaluation planifiées. En accord avec les principes de la GRD, de l’appropriation nationale et d’utilisation des systèmes des pays, le suivi et l’évaluation devraient, à chaque fois que cela est possible, s’aligner et se baser sur les systèmes et les capacités de suivi et d’évaluation nationaux (voir encadré 21). Lorsque cela est nécessaire, les efforts de suivi et d’évaluations du PNUD doivent indiquer dans quel point le soutien au programme de l’organisme a besoin d’être renforcé, y compris pour les systèmes nationaux. Le processus analytique et les données utilisés pour la planification offrent les premières occasions d’avoir un aperçu sur les besoins du suivi et de l’évaluation à venir par rapport aux sources et à la qualité des données déjà existantes. Cela permet en outre, à la demande des partenaires nationaux et quand cela est nécessaire, de déterminer les domaines pour lesquels leur capacité de suivi et d’évaluation peut être mieux renforcée.    

Encadré 21. Exemples d’alignement sur les systèmes nationaux
  • Processus de budgétisation nationale
  • Plan ou cadre stratégique de développement national à moyen ou long terme
  • Stratégie, politique, programme ou projets sectoriels  et organes nationaux de coordination chargés de coordonner ces activités
  • Systèmes nationaux de suivi et d’évaluation pour la stratégie, plan ou cadre de développement national et stratégie, politique, programme ou projets sectoriels 
  • Mécanismes d’examen déjà existants (examens de la stratégie de réduction de la pauvreté, Nouveau partenariat pour le développement de l’Afrique (NEPAD), examen par les pairs, etc.)

Aux plus hauts niveaux des résultats (objectifs nationaux, objectifs sectoriels et effets) les parties prenantes devraient généralement former des groupes sectoriels ou inter-agences autour de chaque principal effet ou secteur. A chaque fois qu’il existe des structures nationales telles que des mécanismes de coordination à niveau sectoriel, les Nations Unies et le PNUD doivent, dans l’idéal, les mettre à contribution et y participer plutôt que de mettre en place des systèmes parallèles. Les mécanismes de coordination au niveau des secteurs ou des effets ne doivent pas être des modalités de gestion à la charge des Nations Unies ou du PNUD mais une structure nationale déjà existante et chargée de la coordination sectorielle sous une perspective de développement au sein d’un contexte national. Ces groupes doivent avoir une bonne capacité pour :     

  • S’accorder sur un cadre de suivi et d’évaluation pour les effets et contrôler leur mise en œuvre. Ils doivent par ailleurs assurer une évaluation continue des effets et peuvent renforcer par ailleurs les chances de parvenir aux résultats escomptés
  • Encourager la création de partenariats et la coordination au sein d’un même effet. Tous les projets générant des produits pertinents aux effets correspondants, devraient être englobés par le groupe de discussion des effets afin de garantir l’inclusion. Cela donne aux partenaires une vision commune de l’effet auquel les différents projets ou produit contribuent.       
  • Garantir la synergie et la coordination en renforçant une stratégie commune axée sur les résultats appliquée par les partenaires
  • Assurer, quand cela est nécessaire, le suivi et l’évaluation des effets et leur contribution aux objectifs nationaux de développement. Les mécanismes au niveau des effets sont censés déterminer à qui revient la responsabilité du suivi et de la collecte de données et sa périodicité, qui recevra ces données et de quelle manière. Les cadres de résultats et le cadre de suivi et d’évaluation servent de base pour une évaluation et un suivi conjoints menés par ces groupes.   
  • Garantir, vérifier et participer à l’ensemble de la qualité du projet, des effets, de la thématique et autres examens et évaluations permettant de garantir que les processus et les produits répondent aux normes internationales. 
  • S’assurer que l’utilisation et la diffusion des informations fournies par le suivi et l’évaluation s’effectuent de manière efficace et permettent d’améliorer la planification et la prise de décision à venir.  

Les capacités de suivi et d’évaluation, comme la plupart des domaines techniques, trouvent leur place dans trois niveaux : dans un environnement porteur, au niveau organisationnel et au niveau individuel. Elles sont interdépendantes et s’influencent les unes les autres à travers des relations de co-dépendance complexes. Les changements dans les capacités s’effectuent généralement à travers quatre domaines : les modalités institutionnelles, y compris les ressources et les mesures incitatives adéquates ; le leadership ; le savoir ; et les mécanismes de reddition de comptes. Traiter seulement  l’un de ces domaines ou niveaux dans un programme ou projet peut donner lieu à un renforcement durable des capacités de suivi et d’évaluation. Par conséquent, un groupe de discussion sur les effets a besoin d’adopter une approche plus holistique au moment de déterminer les capacités nécessaires au suivi et à l’évaluation des résultats poursuivis.  

Le mécanisme de coordination au niveau sectoriel ou au niveau des effets peut commencer par la prise en charge d’une évaluation de la capacité à haut niveau ou préliminaire afin de pouvoir bien comprendre le degré des capacités existantes et celles nécessaires au suivi et l’évaluation d’une entité donnée. 27 Les points de repère pour ces trois niveaux et quatre domaines cités restent limités. Les sous-sections suivantes offrent néanmoins des interrogations concernant une évaluation préliminaire et peuvent ainsi aider une équipe de programme à formuler des réponses quant à la capacité de développement.  
 
Modalités institutionnelles
  • Existe-t-il une politique de suivi et d’évaluation institutionnelle ou de programme sectoriel renseignée et pouvant déterminer précisément le mandat, les responsabilités et les mesures de reddition de comptes des équipes chargées du suivi et de l’évaluation des entités, des programmes ou projets, pour une collecte et gestion de données de programmes et projets ?  
  • Le mandat de la politique institutionnelle et sectorielle requière-t-il : la mise en place d’outils et de modèles normalisés ? L’alignement de la collecte et gestion des données organisationnelles à celle des données nationales ? La normalisation des compétences pour le suivi et l’évaluation et une réelle formation des équipes ? 
  • Les ressources - y compris financières, humaines et disponibilité du personnel – allouées aux activités de suivi et d’évaluation de chaque entité, sont elles suffisantes ? Le personnel chargé du suivi possède-t-il les compétences statistiques et analytiques adéquates pour la compilation et l’analyse de modèles de données ou de données instantanées ?
  • Existe-t-il une entité d’évaluation indépendante ? L’institution chargée de l’évaluation est-elle réellement ‘indépendante’ de la gestion et du sujet à évaluer ? Quelle hiérarchie suivent les personnes chargées de l’évaluation ? Quels mécanismes garantissent l’indépendance des activités de l’évaluation ?   
Leadership
  • La gestion à haut niveau soutien-t-elle la prise de décision axée sur les preuves au sein de l’organisation ?
Savoir
  • Les informations de haute qualité peuvent-elles être subdivisées sous plusieurs facteurs d’intérêt (égalité des sexes, âge et zone géographique) pour une évaluation des progrès et de la performance réalisés ?
  • Les entités de suivi et d’évaluation respectives ont-elles accès à toutes les informations à réunir sur le programme ou projet ? Les parties prenantes ont-elles accès aux données collectées et analysées (à travers internet par exemple) ?
  • Les entités de suivi et d’évaluation ont-elles des formats de collecte de données et de rapports simples à comprendre ? Y a-t-il un processus systématique et renseigné permettant de garantir le contrôle de la qualité des données à chacune des étapes de la collecte, analyse et subdivision ?
  • Le système national possède-t-il une compétence technique d’évaluation suffisante ? Existe-t-il des associations professionnelles nationales d’évaluation ?   
Redevabilité et reddition de comptes
  • Les informations en provenance des entités de suivi et d’évaluation est-elle périodiquement transmise aux décideurs et autres parties prenantes pour une prise de décision axée sur les faits ? 

En se basant sur les considérations précédentes et les perspectives qu’offre une évaluation à haut niveau de la capacité, l’une des quatre grandes approches peut être choisie pour réunir les conditions nécessaires au suivi et à l’évaluation des résultats escomptés (voir schéma 12). Cette évaluation à haut niveau de la capacité peut également conduire à des évaluations plus approfondies de certains domaines bien précis.   

Schéma 12. Formuler une réponse pour le renforcement de la capacité

 

Il peut s’avérer important pour le groupe de discussion sur les effets de renseigner l’analyse du schéma 12 dans une matrice de renforcement de la capacité (voir tableau 17). Cette matrice peut aider à déterminer quels sont les moyens de suivi et d’évaluation existants au sein des institutions nationales des partenaires, pouvant être utilisés pour identifier les lacunes existantes. La dernière colonne peut alors être utilisée pour indiquer la manière avec laquelle les efforts de renforcement de la capacité – y compris les évaluations détaillées de la capacité – peuvent être traités par un autre programme du PNUD lorsque la demande et le besoin s’en font sentir.    

Tableau 17: Matrice de suivi et d’évaluation de la capacité

Partenaire-clé ou partie prenante du groupe de discussion sur les effets contribuant au résultat

Composante particulière du résultat ou de l’effet pour laquelle le partenaire est directement associé

Mécanismes et capacités de S&E existants chez le partenaire (modalités institutionnelles, leadership, savoir et responsabilité)

Domaines potentiels de renforcement des capacités du partenaire en accord avec son mandat

Action recommandée pour le renforcement des capacités de S&E

Autorité administrant les élections

  • Organisation d’examens des progrès réalisés, visites sur le terrain
  • Collecte et analyse des données
  • Remise de rapports

Limités uniquement au niveau du siège

Suivi sur le terrain, en particulier les compétences au niveau régional pour évaluer l’intégration des populations désavantagées et éloignées

Le renforcement initial de la capacité doit mettre l’accent sur le renforcement des compétences du suivi destinées à la poursuite des effets. Les fonds disponibles pour les effets peuvent être également utilisés pour l’évaluation de la capacité de l’autorité administrant les élections.

Office national des statistiques

Toutes les enquêtes seront menées par l’Office national des statistiques

L’Office national des statistiques est un institut national clé censé fournir des enquêtes, des analyses et des rapports nationaux de haute qualité sur les résultats

Le renforcement de la capacité de l’Office national des statistiques est une priorité nationale.

Le groupe discussion sur les effets doit promouvoir un effort national pour le renforcement de la capacité de l’Office national des statistiques pour mener, analyser et fournir des rapports sur les enquêtes

Département chargé du suivi et de l’évaluation, ministère de la Planification

L’entité gouvernementale responsable du suivi et de l’évaluation des principaux projets de développement,  de la coordination du suivi et de l’évaluation sectoriels (y compris le projet pour les élections) au niveau national des effets et chargé de la construction de la capacité nationale de suivi et d’évaluation*

Le département chargé du suivi et de l’évaluation est politiquement indépendant et son personnel se compose de fonctionnaires compétents en matière de suivi et d’évaluation

Le département chargé du suivi et de l’évaluation n’a jamais travaillé directement avec des membres du personnel de l’autorité administrant les élections ou de l’Office national des statistiques sur le suivi et l’évaluation de ce domaine particulier. Risque important de politisation

Soutenir le département chargé du suivi et de l’évaluation dans ses efforts de formation du personnel de la commission électorale de l’autorité administrant les élections et de l’Office national des statistiques, afin qu’ils puissent développer  certains indicateurs spécifiques, références et cibles et les méthodes de collecte de données bénéfiques au travail de l’autorité administrant les élections. 
Soutenir le département chargé du suivi et de l’évaluation dans ses efforts de promotion de la ‘culture de l’évaluation’ au sein de l’autorité administrant les élections.

* Les entités responsables du suivi et de l’évaluation des organes institutionnels indépendants, telles que le département chargé du suivi et de l’évaluation, peuvent varier d’un pays à l’autre.