3.3 Ressources nécessaires pour le suivi et l’évaluation

Les ressources inadéquates donnent lieu à un suivi et à une évaluation de qualité médiocre. Afin de garantir un suivi et une évaluation efficaces et de bonne qualité, il est fondamental de déterminer les ressources financières et humaines nécessaires lors de l’étape de planification. Ces besoins doivent être inclus dans les dépenses globales destinées à la réalisation des résultats accordés et non pas être considérés comme des frais supplémentaires.

Les ressources financières pour le suivi et l’évaluation doivent être estimées de manière réaliste lors de l’étape de planification du suivi et de l’évaluation. Alors qu’il est crucial de planifier le suivi et l’évaluation en même temps, les ressources allouées à chacune de ces activités devraient être traitées séparément. En pratique, chaque projet doit posséder deux lignes budgétaires indépendantes pour le suivi et pour l’évaluation et que celles-ci soient accordées préalablement avec les partenaires. Ceci permet non seulement au PNUD et ses partenaires d’être plus réalistes à l’heure d’établir les budgets mais également de réduire le risque de se retrouver à cours de budget pour l’évaluation qui a généralement lieu en fin de mise en œuvre.   

Les coûts du suivi et de l’évaluation associés aux projets peuvent être relativement faciles à déterminer et être ainsi inscrits directement aux budgets respectifs. Cette étape vient à la suite d’un accord préalable entre les partenaires à travers son intégration dans le projet de budget ou dans le plan de travail  annuel (AWP) signé par les partenaires.

Trouver et garantir les ressources financières pour le suivi et l’évaluation des effets ou des programmes peut poser certains problèmes supplémentaires car il n’existe pas de projet pour lequel ces coûts puissent être directement imputés. Le mécanisme de financement le plus courant consiste à puiser ces ressources de projets qui s’y prêtent. Il existe également d’autres possibilités telles que :  

• Créer un fonds particulier ou un projet associé à un effet pour le suivi et l’évaluation ou également un programme pour lequel tous les projets constituants contribueraient en transférant certains de leurs fonds. Ce dispositif pourrait se situer au sein de la même entité qui gère l’effet ou le programme.   
• Mobiliser des fonds directement de chez les partenaires en vue d’établir un dispositif de suivi et d’évaluation de l’effet ou de programme.
• Allouer annuellement les fonds nécessaires à chaque effet sur la base des dépenses prévues pour le suivi et l’évaluation depuis le budget global du programme vers ce dispositif ou fonds.

Il est important que les partenaires prennent en considération les ressources nécessaires pour le suivi et l’évaluation et s’accordent sur des dispositions pratiques permettant de financer les activités associées. De telles dispositions doivent être renseignées en début de programme afin de permettre aux partenaires de transférer les fonds nécessaires selon leurs procédures, ce qui peut s’avérer long et contraignant.

Les ressources humaines sont également un élément fondamental pour un suivi et une évaluation efficaces et même après avoir garanti un financement adéquat, il faut s’assurer d’avoir :

• Un personnel dédié et disponible pour cette fonction – les pratiques varient d’un organisme à un autre. Certains bureaux de pays du PNUD ont mis en place des entités de suivi et d’évaluation avec des termes de référence spécifiques, un personnel qualifié et dédié et des plans de travail entre autres ressources.    
• Un personnel qualifié – le personnel qui se voit confié la tâche du suivi doit posséder les compétences techniques nécessaires dans ce domaine. Un certain nombre de bureaux de pays du PNUD disposent d’un spécialiste en suivi et en évaluation. Les niveaux de compétences doivent, à chaque fois que cela est nécessaire, être revus à la hausse afin de répondre aux besoins et aux efforts de renforcement de cette capacité au sein du bureau.

Chaque entité de suivi et d’évaluation exerçant son activité à différents niveaux (aux niveaux de projet, de programme ou d’effet, par exemple) doit posséder des termes de référence qui tracent les grandes lignes de son rôle et de ses responsabilités. Ces responsabilités doivent généralement  inclure les tâches suivantes :

• Mettre  systématiquement en place des cadres de suivi et élaborer un plan d’évaluation
• Rencontrer régulièrement les principaux partenaires et parties prenantes afin de mesurer les progrès de réalisation des résultats
• Piloter des missions de suivi et d’évaluation conjointes sur le terrain afin de témoigner des réalisations et des contraintes  
• Déterminer tous les enseignements à tirer et toutes les bonnes pratiques à suivre
• Refléter la manière avec laquelle les résultats réalisés traitent la question de l’égalité entre les sexes et les intérêts et droits des groupes les plus vulnérables et marginalisés de la société
• Identifier les besoins supplémentaires des parties prenantes et des partenaires en matière de renforcement des capacités de développement
• Etablir régulièrement des rapports destinés aux responsables ou aux agences de l’état des domaines de résultats particuliers et des opportunités permettant d’influencer la politique et les processus de prise de décision
• Garantir la qualité des activités de suivi et d’évaluation et fournir les orientations nécessaires 
• Evaluer la pertinence du cadre de suivi et d’évaluation de manière régulière selon les nouvelles priorités de développement et l’évolution du contexte

Considérations spécifiques à la budgétisation et au financement de l’évaluation

Les unités de programme doivent estimer et indiquer les besoins et les moyens financiers pour chaque évaluation dans le plan d’évaluation puis estimer par la suite sa durée et sa portée. La durée d’une évaluation sera déterminée par son objet. Ainsi, une évaluation menée en début de mise en œuvre et qui aura tendance à mettre l’accent sur les questions d’élaboration du programme ou du projet, sera moins complexe et aura une moindre portée, et par conséquent aura besoin de moins de données qu’une évaluation menée en fin de cycle de programme ou de projet. Plus une évaluation est complexe et sa portée est importante, plus il faudra du temps aux équipes d’évaluation pour collecter les données nécessaires. Cela peut augmenter par la même occasion les frais des évaluateurs. Les unités de programme doivent donc être réalistes en termes de portée et de complexité d’une évaluation par rapport aux ressources disponibles.         

En outre, la disponibilité et l’accès aux données initiales et secondaires (suivi, rapports réguliers et évaluation) ainsi que les méthodes de collecte de données, ont une influence sur les coûts des activités d’évaluation. En l’absence de données fiables, les évaluateurs ont besoin de plus de temps et de ressources pour localiser ou générer l’information. La justesse des ressources allouées devraient donc être traitée conjointement avec les évaluateurs extérieurs sur la base du programme de travail qu’ils fournissent.     

Si l’évaluation est menée conjointement par le gouvernement et les donateurs dans le cadre d’un effet plus large ou d’une évaluation gouvernementale, les unités de programme doivent alors s’accorder sur des modalités de financement avec des donateurs potentiels ou des contreparties du gouvernement dès le départ. L’encadré 19 retrace les éléments-clé nécessaires à l’évaluation. L’unité de programme responsable de l’évaluation doit s’assurer que tous les éléments sont réunis.