3.2 Le cadre de suivi et d’évaluation

Un cadre de suivi et d’évaluation clairement établit et dûment accordé parmi toutes les principales parties prenantes à la fin de l’étape de planification, est fondamental pour mener systématiquement un suivi et une évaluation. Ce cadre sert de plan pour le suivi et l’évaluation et doit indiquer :

• Ce qui doit être suivi ou évalué
• Les activités nécessaires au suivi et à l’évaluation
• A qui incombe la responsabilité des activités de suivi et d’évaluation
• Quand les activités de suivi et d’évaluation sont-elles prévues (calendrier)
• Comment le suivi et l’évaluation sont-ils menés (méthodes)
• Quelles sont les ressources nécessaires et à qui sont-elles confiées

En outre, les risques les plus importants et les hypothèses des activités de suivi et d’évaluation à entreprendre doivent également être sérieusement pris en compte, anticipés et mentionnés dans le cadre de suivi et d’évaluation.

De manière générale, le cadre de suivi et d’évaluation s’articule autour de trois principales composantes :

1. La composante narrative : elle décrit la manière avec laquelle les partenaires de développement vont mener le suivi et l’évaluation ainsi que les redevabilités attribuées aux différents individus ou entités. Ainsi, par exemple, au niveau du PCNUAD ou à l’échelon national des résultats, il est nécessaire de s’engager avec des comités de suivi nationaux ou des groupes de revue au niveau des effets (dispositions sectorielles par exemple), ainsi qu’avec des groupes de travail inter-agences de l’ONU chargés du suivi. Si ces entités n’existent pas, il faut alors établir de telles structures pour garantir un suivi et une évaluation efficaces. La composante narrative doit en outre comporter :
1. Les plans qui pourraient être établis pour renforcer les capacités de suivi et d’évaluation nationales ou infranationales.
2. Les capacités de suivi et d’évaluation déjà existantes et une estimation des besoins en ressources humaines, financières et matérielles pour la mise en œuvre de ces capacités.   
2. Un cadre de résultats : celui-ci doit être préparé lors de l’étape de la planification tel que décrite dans le chapitre 2.
3. Des matrices de planification et d’évaluation : elles sont stratégiques et permettent de réunir les informations nécessaires au suivi et à l’évaluation en vue d’en faciliter la consultation. 

La matrice de planification du PNUD du tableau 14 peut être utilisée à l’échelle de programmes nationaux, régionaux et mondiaux afin de déterminer ce qui doit être suivi (le tableau 15 est un exemple complété du tableau 14). Cette matrice doit néanmoins être adaptée aux circonstances et conditions locales. Dans certains cas, les colonnes peuvent être modifiées pour qu’elles puissent englober les éléments de résultats tels que les effets, les produits, les indicateurs, les points de repère, les risques et les hypothèses séparément). 

Le besoin d’établir un cadre de suivi et d’évaluation s’applique aussi bien aux programmes qu’aux projets au sein d’un même programme. Par conséquent, les programmes, aussi bien que les projets, devraient élaborer des cadres de suivi et d’évaluation dans leurs étapes de planification. Le cadre de suivi et d’évaluation à l’échelle du projet devrait découler du cadre de suivi et d’évaluation à l’échelle du programme et pourrait contenir des informations plus détaillées sur les tâches exécutées par le suivi et l’évaluation qui s’appliquent particulièrement aux projets respectifs. Inversement, le cadre de suivi et d’évaluation à l’échelle du programme repose sur les cadres de suivi et d’évaluation à l’échelle du projet. Les activités de suivi et d’évaluation devraient être perçues comme une composante faisant partie intégrante de la gestion du programme et projet. Ces activités sont menées tout au long des cycles des programmes et projets et doivent être régulièrement révisées et actualisées (au moins une fois par an, lors des examens annuels par exemple).      

Considérations particulières pour la planification des évaluations

Le PNUD est tenu de présenter à son Conseil d’administration pour approbation, un plan d’évaluation contenant tous les documents de programmes nationaux, régionaux et mondiaux. Ce plan d’évaluation est une composante du cadre de suivi et d’évaluation et devrait inclure les évaluations prévues en fin de planification de programme. Le plan d’évaluation doit être stratégique et y inclure une sélection d’évaluations qui permettront de générer les informations les plus importantes et les plus utiles au PNUD et à ses partenaires pour les prises de décision.    

Tableau 14. Matrice de planification du suivi²⁴

Tableau 15. Exemple de Matrice de planification du suivi: capacité renforcée de l’autorité administrant les élections

Après validation d’un programme national, régional ou mondial, l’unité de programme de ces derniers intègre le plan d’évaluation du Centre des ressources de l’évaluation (ERC) pour suivi²⁵ . En tant qu’unités chargées de la surveillance, les bureaux régionaux utilisent le plan d'évaluation présenté par les unités de programme comme base permettant d’apprécier la conformité des évaluations. Le Bureau d’évaluation rend directement compte de la conformité des évaluations au Conseil d’administration du PNUD dans son Rapport annuel sur l’évaluation.

Les unités de programme du PNUD doivent sélectionner et mandater des évaluations leur fournissant suffisamment d’informations pour une prise de décision. Afin de sélectionner ce qui doit être évalué, les unités de programme devront d’abord déterminer l’objectif de l’évaluation ainsi que tout facteur pouvant influencer la pertinence et l’utilisation des évaluations proposées. De manière générale, un minimum de 20 à 30 pour cent de l’ensemble des programmes devra être soumis à évaluation, dans un souci de redevabilité.

Les évaluations nécessitent généralement beaucoup de ressources et de temps. Par conséquent, chaque évaluation devra être justifiée et utilisée de manière optimale. Les unités de programme et les principales parties prenantes devront toutes prendre en considération les points suivants dans l'élaboration d'un plan d'évaluation :

• Les utilisations, l’objectif et le calendrier de l’évaluation : les évaluations ne devront être proposées qu’une fois que les unités de programme mandataires et les parties prenantes se seront mises d’accord sur les raisons de l’évaluation mise en œuvre (l’objet), la nature des informations nécessaires (demande d’informations), la/les personne(s) qui seront amenées à utiliser lesdites informations, et comment ces informations seront utilisées. De telles informations pourront provenir d'une vision partagée de la réussite, telle qu'exprimée dans les modèles de résultats ou d’effets lors de l’étape de planification. L'utilisation prévue déterminera le calendrier de chaque évaluation, sa méthodologie, ainsi que la nature et le degré de la participation des parties prenantes. Le calendrier d’une évaluation devra être directement lié à son objectif et à son utilisation. Afin de rendre les évaluations pertinentes et l'utilisation des informations qui en découleront efficaces, les évaluations devront être disponibles à temps afin que les décisions puissent être prises sur la base d’évaluations de bonne qualité .²⁶

• Ressources investies : tout domaine (domaine thématique ou de programme, résultats attendus ou projet) dans lequel le PNUD a investi des ressources importantes peut être soumis à évaluation dans l'éventualité d’un renforcement des critères de redevabilité.

• La probabilité d'initiatives futures dans le même domaine : les évaluations représentent un moyen important pour formuler des recommandations visant à orienter des actions futures. Une évaluation permet à l'unité de programme de déterminer si les produits réalisés ont contribué aux résultats et si le PNUD a bâti une stratégie de partenariat efficace. Au moment de choisir une initiative à évaluer, il faut la sélectionner dans un domaine que le PNUD continuera à soutenir.

• Anticipation des problèmes : les évaluations peuvent aider à éviter des problèmes et à fournir un point de vue indépendant de problèmes existants. Lors de la sélection de résultats attendus en vue de les évaluer, il convient de choisir ceux comportant des problèmes ou ceux dans lesquels des complications sont susceptibles de survenir parce que le résultat attendu relève d'un domaine sensible pour un certain nombre de partenaires.

• Besoin en enseignements tirés : quels types de leçons sont nécessaires pour aider à mener des activités dans ce pays ou dans d’autres pays ou régions ?

• Alignement et harmonisation : les évaluations planifiées doivent être alignées sur les priorités de développement nationales, régionales et mondiales et sur les priorités institutionnelles du PNUD (le plan stratégique du PNUD par exemple), et doivent être harmonisées avec les évaluations des organismes du système des Nations Unies et autres partenaires internationaux. Ceci garantit que les évaluations proposées pourront générer d’importantes informations pouvant aider le PNUD et ses partenaires à améliorer leur gestion axée sur les résultats dans un contexte changeant. Il faut également multiplier les occasions d’effectuer des évaluations conjointes avec les gouvernements et les partenaires. Les évaluations mandatées par le PNUD doivent être utiles aux partenaires nationaux. En établissant le calendrier d’une évaluation, le PNUD doit tenir compte de plusieurs éléments en matière de prise de décision qui existent dans le gouvernement partenaire tels que le budget alloué à la prise de décision, le cadre de développement ou la mise en place des stratégies et, les processus d’examen des programmes et projets existants. Ainsi, si le gouvernement mène une évaluation d’une stratégie ou cadre de développement national à laquelle le PNUD contribue par exemple, les évaluations de ce dernier doivent venir en complément et éviter les activités en doublon.

Une fois les effets définis, l’équipe du programme détermine les projets destinés à contribuer à la réalisation de cet effet et met l’accent sur leur importance pour le plan d’évaluation. Cela permet d’une part, aux projets concernés de tenir compte de l’évaluation de l’effet dans la planification de leurs activités et du suivi et, d’autre part, cela aide les responsables de programme du PNUD et autres partenaires nationaux à préparer l’évaluation de l’effet.

Les mêmes critères de sélection des effets devraient s’appliquer à la sélection des évaluations de projet. Certains protocoles de partenariat requièrent que leurs projets soient évalués. Il est donc fortement recommandé que les évaluations soient achevées pour les projets pilotes avant leur duplication ou élargissement, pour les projets abordant une nouvelle phase et pour les projets en cours pour plus de cinq ans pour reddition de compte ou apprentissage. Dans le cadre du processus régulier de mise à jour du plan d’évaluation, toute nouvelle évaluation de projet devrait être intégrée dans le plan.

En présence de contextes de crise, les évaluations doivent bénéficier d’un délai supplémentaire car elles nécessitent plus de flexibilité afin de répondre aux changements pouvant avoir lieu. Il faut donc avoir une flexibilité lors de l’organisation des visites sur le terrain et des entretiens, mais également de pouvoir anticiper les retards dans la collecte de données et les changements de dernière minute des méthodes utilisées pour cette collecte et ce, dans le cas où les relations entre les différents groupe changent. Plus encore, il faut une préparation supplémentaire lorsqu’on travaille avec des groupes vulnérables ou touchés par un conflit car il faut une attention particulière et tenir compte de certaines considérations éthiques.