2.1 Commencer la planification

Au départ, l’équipe de base responsable de la planification — généralement issue des pouvoirs publics et du PNUD ou de l’Équipe de pays des Nations Unies (UNCT) — doit débattre de la mise en place du processus et de l’approche qui sera retenue pour le mettre en œuvre. Pour les programmes mondiaux, régionaux et nationaux, les projets et les PCNUAD, les collaborateurs du PNUD ou de l’UNCT doivent se référer à leurs politiques et procédures internes pour obtenir des informations sur la définition des délais, des rôles et des responsabilités dans le cadre de ces processus, ainsi que sur l’assurance qualité interne et les dispositions de validation.

Avant la première réunion de planification, il convient de rassembler des informations sur les principales difficultés au niveau mondial, régional, national ou local, qui devront être traitées dans le cadre de programmes ou des projets qui seront mis en place. Ces renseignements peuvent être collectés par les pouvoirs publics, par le PNUD ou encore par l’UNCT. Les programmes nationaux de développement, les stratégies de réduction de la pauvreté, les rapports sur les Objectifs du Millénaire pour le développement (OMD), les rapports nationaux sur le développement humain, les documents sur l’égalité des sexes, les évaluations et les examens indépendants, les évaluations du risque pays et les autres documents de ce type constituent des sources d’information potentielles.

L’information récoltée doit être examinée à la lumière des avantages comparatifs dont disposent soit le PNUD, soit l’UNCT. L’objectif est de s’assurer que les pouvoirs publics et le PNUD ou l’UNCT débutent leur travail avec une idée relativement claire des principaux problèmes, ainsi que des domaines dans lesquels le PNUD ou l’UNCT sont les mieux préparés à apporter leur soutien, ce qui permet mieux gérer les attentes et de cibler l’action menée pendant les premières phases de la planification.

À ce stade, l’attention doit se porter en priorité sur la sélection de domaines vastes, plutôt que sur des solutions spécifiques. Par exemple, à l’occasion du débat initial qui entoure un nouveau programme de pays, il convient de se concentrer sur des secteurs et des grands enjeux tels que la gouvernance, la sécurité, l’environnement et le changement climatique. Dans le cadre d’un projet, la priorité doit être donnée au type ou à la nature des difficultés à traiter (comme le chômage dans les zones urbaines défavorisées, l’inégalité des sexes, la planification nationale ou encore les capacités de suivi) plutôt que sur les solutions (comme les prêts de micro-finance ou les programmes de sensibilisation sur l’égalité des sexes). L’objectif est de s’assurer que les domaines de travail ont été identifiés et qu’ils correspondent globalement aux missions et aux capacités du PNUD ou de l’UNCT, tout en évitant de préjuger des solutions. La partie 2.4 traite plus en détail du processus d’identification et de hiérarchisation des problèmes.

Note d’orientation et projet de plan de travail (première prestation)

Au cours de la phase de lancement, l’équipe doit mettre au point une note d’orientation et un projet de plan de travail. Ces supports peuvent être améliorés au cours du processus de planification. La note d’orientation doit signaler toute information disponible sur les principales difficultés qui doivent être traitées. Il s’agit de la première prestation du processus de planification. La note peut évoquer les grandes priorités en matière de politique mondiale, régionale ou nationale, celles abordées dans les documents de stratégie, les inquiétudes exprimées par les dirigeants du secteur public ou privé ou par les habitants d’une région, ou encore les conclusions établies par diverses analyses, comme un rapport régional ou national sur le développement humain, un rapport sur les OMD, une évaluation des besoins locaux ou une évaluation des capacités d’une organisation. La note doit contenir au moins trois parties :

Partie 1 : contexte et objectif de la note
Dans cette partie, l’équipe de base doit justifier dans les grandes lignes la préparation de la note, en évoquant généralement les éléments suivants :

  • Contexte de la note (pourquoi l’équipe s’est-elle rassemblée pour débuter le processus de planification) ?
  • La nature du processus de planification en cours (préparation pour un document de stratégie de réduction de la pauvreté, un PCNUAD, un CPD, un nouveau projet, etc.).
  • Les parties prenantes qui participeront au processus (la partie 2.2 du présent Guide peut servir à préparer la liste initiale des participants. Le processus doit être suffisamment fluide pour permettre l’intégration d’acteurs complémentaires à mesure que l’information est collectée au cours de la phase d’analyse des problèmes. Une fois que les difficultés sont mieux définies, il peut s’avérer utile de conduire une seconde analyse des parties prenantes afin de déterminer quelles personnes doivent être intégrées en complément).

Partie 2 : aperçu général des priorités

  • Principaux problèmes de développement identifiés.
  • Groupes les plus sévèrement touchés.
  • Obstacles majeurs en matière de capacités.

L’aperçu général doit, lorsque c’est possible, souligner les répercussions des problèmes sur les hommes, les femmes et les populations marginalisées.

Partie 3 : plan de travail pour achever la planification
Lors de cette étape, l’équipe de base doit définir dans les grandes lignes les activités, les calendriers et les ressources du processus global de planification, afin de s’assurer que les principaux enjeux soient pris en compte avant l’intégration de parties prenantes complémentaires. Le plan de travail évoque un certain nombre de sujets que l’équipe doit traiter avant le lancement effectif de la planification. L’équipe doit notamment se poser les questions suivantes :

  • Quel est le délai global dont nous disposons pour la planification du programme ou du projet ?
  • Quels sont les jalons-clés que nous devons poser au cours du processus afin de garantir la production du plan dans les délais attendus ?
  • À quelle étape allons-nous finaliser le plan de suivi et d’évaluation ? (de manière générale, il vaut mieux régler cette question pendant le processus de préparation du plan, afin que ce soient les mêmes protagonistes qui prennent part au processus).
  • Dans quelle mesure le processus doit-il être participatif, au regard du contexte dans lequel évoluent les parties prenantes ? (voir partie 2.2 pour une aide à la décision concernant l’ampleur du caractère participatif du processus).
  • Quelles ressources seront nécessaires à la planification ? (Par exemple des animateurs, des sites, des experts, des intervenants importants, etc.).
  • Qui sera responsable des différents éléments du processus de planification ? (Par exemple, pour l’organisation des ateliers, l’invitation des participants, l’embauche des animateurs, etc.).
  • Quel sera le coût global ?

Le tableau 2 propose un exemple type de plan de travail. Un projet initial de plan de travail peut être préparé puis finalisé plus en détail pour des activités spécifiques.

Tableau 2. Projet type de plan de travail dans le cadre du processus de planification (avec exemples)

Grandes étapes

Qui est responsable de l’organisation ?

Quand ?

Notes

Recrutement d’un consultant pour la collecte des données

UNICEF

10 mai 2010

Les conditions générales de référence doivent être préparées par l’UNICEF et communiquées à l’organisation responsable de la planification nationale.

Confrontation initiale d’idées

Coordinateur résident

15 mai 2010

Le bureau du coordinateur résident accueille la réunion initiale avec des interlocuteurs clés afin de préparer l’analyse.

Analyse des parties prenantes

Coordinateur résident

15 mai 2010

Cette étape fait partie de la confrontation d’idées.

Invitation des parties prenantes

Ministre de la Planification et coordinateur résident

30 mai 2010

Le bureau du coordinateur résident envoie des invitations et en effectue le suivi.

Atelier(s) de planification

  1. Séance d’orientation et de formation pour les parties prenantes

Organisation responsable de la planification nationale

20 juin 2010

Le bureau du coordinateur résident assure le soutien logistique à l’organisation responsable de la planification nationale.

  1. Atelier sur l’analyse des problèmes

Organisation responsable de la planification nationale

27-28 juin 2010

Comme précédemment, la séance comprend une présentation sur la planification, en gardant à l’esprit le suivi et l’évaluation.

  1. Collecte de données complémentaires sur les problèmes identifiés

Organisation responsable de la planification nationale

juillet 2010

(Cette étape peut être intégrée à un processus de bilan commun de pays).

  1. Atelier pour achever l’analyse des problèmes et finaliser le cadre de résultats

Organisation responsable de la planification nationale

14-15 août 2010

Voir ci-dessus

  1. Réunion pour finaliser les dispositions concernant le suivi et l’évaluation

Organisation responsable de la planification nationale

23 août 2010

Voir ci-dessus

Examen du projet de cadre de résultats :

  1. Examen par les parties prenantes (ou par les pairs)

Organisation responsable de la planification nationale

31 août 2010

 

  1. Examen par le bureau central

Coordinateur résident

15 septembre 2010

 

Préparation du plan de communication sur le cadre de résultats

Sous-équipe chargée de la communication

22 septembre 2010

C’est le bureau de la communication du FNUAP qui dirige les opérations

Ressources

Financement

Coût

Notes

Sites

UNICEF

15 000

Sites possibles – l’hôtel Niagra et l’hôtel Tunoko car ils sont pratiques pour les parties prenantes des zones rurales.

Animateurs

Organisation responsable de la planification nationale

6 000

Les animateurs doivent être rôdés aux méthodes participatives.

Communication

FNUAP

10 000

La stratégie de communication doit cibler différents types de parties prenantes ainsi que le grand public.

Experts (par ex., des spécialistes du suivi et de l’évaluation, des inégalités entre les sexes ou de la pauvreté)

UNCT

10 000

Des experts locaux des pouvoirs publics et des ONG doivent être invités ; les organisations des Nations Unies doivent envisager de faire venir des spécialistes de leurs sièges respectifs.

Consultants (par ex. pour la collecte des données)

Coordinateur résident

10 000

 

Équipement et matériel

Coordinateur résident

5 000

 

Autres

Coordinateur résident

2 000

 

Total

 

58 000

 

Il est généralement utile pour l’équipe de base de réfléchir en termes de séries de rencontres ou d’ateliers plutôt que d’organiser une seule réunion pour la planification. Cette approche est surtout importante pour la planification des programmes mais elle peut également l’être pour des projets complexes ou de grande envergure. Dans tous les cas, un plan de travail clair et assorti d’un calendrier et d’un budget est fortement recommandé.

Note : la note d’orientation et le plan de travail peuvent servir d’éléments clés dans la préparation du plan de participation de l’UNCT pour un programme ou un projet, et peuvent être utilisés à l’étape de justification du cycle de projet du PNUD. Des exemples de plans de participation types et de plans de travail pour le processus de préparation d’un PCNUAD  sont disponibles sur le site Interne de l’UNDG : http://www.undg.org/toolkit/toolkit.cfm?sub_section_id=301&topid2=on&topid=2.